Citygas.bg / Електронна фактура

1. Какво е електронна фактура? 

Електронната фактура е документ, подписан с валиден универсален електронен подпис. Тя е напълно равностойна на съответния хартиен носител. Електронните фактури, представяни чрез системата на еFaktura.bg, отговарят на изискванията на Закона за Eлектронния Документ и Електронния подпис, Закона за счетоводството и Закона за ДДС. За справка може да проверите „Становище на НАП”, в секция „Документи” на www.efaktura.bg.

2. Трябва ли да притежавам електронен подпис, за да получавам електронни фактури?

Не. Валиден електронен подпис трябва да притежава Издателят на фактури. За да станете Получател трябва да предоставите работещ електронен адрес (email), на който ще бъдете нотифициран за насочени към Вас фактури в efaktura.bg.

3. Как мога да се регистрирам в системата на efaktura.bg?

Регистрацията на Получател в efaktura.bg може да стане само след представяне на валидна фактура от Издател. При нотифицирането за първата електронна фактура, системата изпраща email – „Покана за регистрация”.

При регистрацията е необходимо да декларирате, че сте оторизиран от страна на съответното юридическо лице да поулчавате фактури, както и да приемете Общите условия за ползване на системата.

4. „Покана за регистрация” - какво следва?

Поканата за регистрация съдържа линк (връзка) към страницата на efaktura.bg, която е уникална за всеки потребител. Последвайте връзката, тя ще ви отведе до страницата за първоначална регистрация в системата. От лявата страна на екрана са изобразени данните на фирмата или лицето, което ще получава фактури, а от дясно трябва да попълните необходимите данни, за да станете потребител на системата.

Обърнете внимание, че данните, които попълвате, трябва да отговарят на следните изисквания

• полето ЕГН се проверява за валидност
• трябва да се попълнят поне две имена на Получател
• паролата трябва да се състои от минимум 6 символа и да включва в себе си поне една малка и голяма буква на латиница и една цифра. Не въвеждайте паролата, която ползвате за достъп до електронната си поща – потребителското име (идентификатор) на двете съвпада, но това са съвсем различни системи.

Паролата Ви трябва да е едновременно сложна за отгатване от външни лица и достатъчно лесна за запомняне от Вас. Пример за приемлива парола е: “TainaParola64”.

Следните примерни пароли няма да се приемат по време на регистрация:

• “Password” – не съдържа цифра;
• “Парола1” - въведена е на кирилица;
• “Test1” - съдържа само 5 символа;
• “P@ssw0rd” - съдържа непозволен символ – “@”;

За да се премине успешно през регистрацията, трябва да се попълнят всички полета маркирани със знак - ‘*’.

5. На страницата на efaktura.bg има каре зелени цифри, под което пише „ Въведете кода от изображението”. За какво служи?

Целта на това каре е да не позволи на недоброжелатели да стартират програми, които се опитват да отгатнат Вашите идентификатор и парола чрез метода на пробите и грешките. То гарантира сигурността на Вашия профил и за това не може да се премахне. При всяко ново отваряне на страницата кодът е различен. Ако не виждате добре изображението, кликнете върху него с мишката и кодът ще се обнови.

6. Не съм получил покана за регистрация - защо?

Възможни са няколко причини:

• Не е предоставен email адрес или не е издадена електронна фактура;
• Предоставен е неверен email;
• Вашият email адрес е защитен с филтър (антиспам софтуер), който позволява получаването на email съобщения само от избрани адреси или доставчици. Проверете в електронната си поща, дали имате блокирани съобщения от адрес: notify@efaktura.bg или попитайте администратора на Вашия е-мейл сървър за тези настройки;
• Възможно е да получавате покани за регистрация, но да ги триете по навик или по презумция (защото са от непознат адрес).
• Възможно е при временни проблеми на Вашия email сървър да не получите известие за фактури, въпреки  че адресът е верен и, че фактурите са издадени и заредени на страницата на efaktura.bg.  В такъв случай, ако вече сте регистриран в efaktura.bg, може да заредите директно https://efaktura.bg, откъдето да влезете в системата.

7. Получих покана за регистрация, но я изтрих – какво да правя?

Обадете се в офис на Банксервиз и ще Ви изпратим нова покана за регистрация.

8. Регистрирах се в efaktura.bg, но съм си забравил паролата – може ли да ми я кажете?

Никой освен Вас не знае Вашата парола. Системата позволява сами да промените паролата си. Това става, като от началната страница натиснете бутона „Забравена парола”. Системата ще поиска от Вас да въведете интентификатора си и да попълните 4-те цифри от карето. При успешно попълване ще получите email, съдържащ връзка към Вашия профил в efaktura.bg, където можете да смените паролата си.

9. Регистрирах се – как да си видя фактурите?

След успешна регистрация на сайта, системата Ви дава достъп до всички издадени за Вас фактури. За да може да визуализирате новите получените фактури, Вие трябва да натиснете бутон „Получи”. Без натискането на този бутон Вие виждате единствено номер на фактурата, дата и Издател, но без допълнителни детаили. След приемането на фактурата, от менюто изберете „Получател”     „Фактури” и ще видите таблица с Вашите фактури. На всеки ред има иконка, изобразяваща лист хартия с лупа  . При посочване с мишката се изписва текст „Преглед”. Натиснете иконката и на нов екран ще се отвори самата фактура.

Разпечатване на фактурите не е задължително. Разбира се, по ваше желание може да разпечатате на хартия електронната фактура. Това става, като от горния ляв ъгъл изберете „Печат”.

10. Регистрирах се, получих фактурите – какво следва?

След успешна регистрация ще получавате email, всеки път, когато на страницата има нови фактури за Вас. Заглавието му е „Получени нови фактури” и текстът е “Уведомяваме Ви, че в системата на eFaktura.bg са получени ... бр. нови фактури адресирани до Вас с издател Банксервиз АД”

11. Изтрих си фактурите – може ли да ми ги изпратите пак?

Изтриването на фактурите не е възможно. Може да сте изтрили email с покана за регистрация или известие за фактура, но самите фактури от efaktura.bg могат да се анулират само от Издателя им. Системата Efaktura.bg обикновено показва фактурите за последните 30 календарни дни. Фактурите с по-стари дати се „скриват”, но не се изтриват от системата. Те се пазят от 5 до 10 години, след изтичане на фискалния период. За да видите стари фактури - натиснете бутона . Можете да изберете за справка различен период от иконката, изобразяваща календар.

12. Искам да си отворя пак фактурите – трябва ли да чакам нов email от efaktura.bg с линк към страницата.

Това не е необходимо. За да влезете в страницата, трябва само да помните Вашите идентификатор (email, на който получавате известията) и паролата за достъп. Адресът на еfaktura.bg е https://efaktura.bg. Email-ите, които получавате, са само улеснение, защото отварят Вашия профил в efaktura.bg и Ви информират, че имате нови фактури за получаване.

13. Видях, че на страницата има възможност да се съхранят локално фактурите – натиснах бутона, но не мога да отворя съхранените файлове. Трябва ли ми някакъв специализиран софтуер за целта?

Електронните фактури са във формат .xml и се отварят с всеки съвременен Интернет браузър - същият, с които отваряте фактурите от страницата на efaktura.bg. За целта обаче трябва да разархивирате съхранения от Вас файл на локален диск и да отворите файла  с име: indexBiller.hml. Ще видите списък на всички съхранени фактури.

14. Не съм съгласен със суми, данни на фирмата или текста на фактурата.

В системата efaktura.bg е предвидена възможност за оспорване на фактура. За целта е необходимо да натиснете бутона „Оспорване на фактура” и да изложите Вашето становище. То ще бъде разгледано и ще Ви се отговори в най-кратък срок в системата на efaktura.bg.

15. Искам да променя email адреса за получаване на известията за електронни фактури.

Това може да бъде направено по два начина:

• да ползвате възможността „Оспорване на фактура” и там да опишете промяната – смяна на адрес или добавяне на нов адрес;
• да заявите смяна на email адрес в офис на Банксервиз АД.

Адресът (респективно потребителският профил), който заявите за премахване няма да фигурира повече в потребителския Ви профил и ще бъде отказан достъп чрез него до фактурите. Новите известия ще бъдат изпращани на новия email и от него ще имате достъп до всички същвествуващи фактури. За да гарантираме конфиденциалността на Вашите данни в efaktura.bg, заявки за промяна на email адрес не се приемат по телефона.

16. Искам да получавам в efaktura.bg фактури и от други Издатели.

На адреса на услугата www.efaktura.bg , в секция „Клиенти” можете да видите всички Издатели на фактури през системата. За Ваше удобство, Вие получавате всички фактури на едно място, независимо дали са изпратени от Банксервиз, или някои от другите клиенти-Издатели през системата. Ако получавате фактури от някой от клиентите-Издатели през efaktura.bg, свържете се с тях и ги информирайте, че желаете да получавате електронни фактури.

17. Аз искам повече от един човек да получава фактурите на моята фирма.

За целта е нужно да предоставите повече от един валидни email адреса. Съдържанието, което ще е достъпно за отделното юридическо лице ще е едно и също, независимо колко профила на Получател имате.

18. Искам и аз да изпращам електронни фактури.

За да бъдете Издател на електронни фактури е нужно да се свържете с отдел „Маркетинг и продажби” на Банксервиз АД. Това може да стане, както през сайта на услугата www.efaktura.bg, така и на телефон 92 15 115.